Belgeleri Microsoft Word’de kaydettiğinizde, dosyalarınızı daha hızlı bulabilmeniz için belgelerinize açıklayıcı bir ad verin. Bir adlandırma sistemi geliştirin ve istediğiniz bilgileri bulmak için asla bilgisayarınızın sabit sürücüsüne göz atmanız veya dosyaları açmanız gerekmeyecek. Aramanızı hızlandıracak bir adlandırma sistemini nasıl geliştireceğiniz aşağıda açıklanmıştır.
Doğru Adlandırma Sistemi
Dosyaları adlandırmanın doğru veya yanlış bir yolu yoktur ve adlandırma sistemleri kullanıcıdan kullanıcıya değişir. Size mantıklı gelen bir yöntem bulun ve bunu tutarlı bir şekilde uygulayın. Dosyaları bulmayı hızlı ve kolay hale getirmek için dosya adına dahil edilecek bazı bilgi örnekleri şunlardır:
- Belgenin oluşturulduğu tarih: Çoğu belgenin dosya adına, özellikle yazışmalarda bir tarih ekleyin. Bir belgeyi ne zaman oluşturduğunuzu hatırlamıyorsanız, aramanızı belirli bir zaman aralığına daraltın.
- Alıcının adı: Mektuplarla ve sözleşmeler, notlar ve notlar gibi diğer belge türleriyle çalışırken alıcının adını ekleyin.
- Belge türü: Belge türlerine örnek olarak mektup, sözleşme, teklif, blog gönderisi ve rapor verilebilir. Yazdığınız bir mektubu arıyorsanız, dosya adında sözleşme veya teklif bulunan dosyaları kaldırabilirsiniz.
Dosya adına eklediğiniz bilgiler tüm dosyalarınızda aynı sırada olmalıdır. Bu tutarlı sıralama, Word Aç iletişim kutusundaki veya Windows Gezgini’ndeki sıralama kontrollerini kullanarak arama yaparken yardımcı olur. Sıralama kontrolleri dosyaları alfabetik olarak (veya sayısal olarak) sıralar, böylece dosyalar dosya adındaki ilk karaktere göre sıralanır. Bu, dosyaları adlandırmayla ilgili kapsamlı bir ipucu listesi değildir, ancak başlamak için iyi bir yerdir. Dosyaları tutarlı bir şekilde adlandırmaya başladığınızda, sizin için en iyi şekilde çalışan bir sistem geliştirecek ve kendinize ait bazı hileler bulacaksınız.
